Проект: Проект улучшения среднего образования в области науки, технологий, инженерии и математики (ISTEMSEP)

Исполнительное агентство:

Реализующее агентство: Министерство образования и науки (МОиН) Республики Таджикистан

Группа управления проектом при МОиН

Страна: Таджикистан 

 

Позиция: Офис-менеджер (ГУП)

Контракт № MOES/ISTEMSEP/CS22 -07 /2024

Сотрудник Группы управления проектом (ГУП) 

Период объявления: 

 Дата издания: 04/06/2024 г.

 Крайний срок подачи: 19/06/2024 г.

1. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СПЕЦИАЛИСТА: Группа управления проектом (ГУП) намеревается нанять офис-менеджера, который будет обеспечивать эффективное повседневное функционирование и управление регулярной работой офиса, а также будет выполнять такие задачи, как координация встреч, управление календарями сотрудников, центр документации для обеспечения легкого доступа к указам/документам, связанным с проектом, контроль за системами регистрации и канцелярскими товарами для функционирования. Офис-менеджер будет подчиняться непосредственно менеджеру ГУП.

2. ОБЪЕМ РАБОТЫ: 

 помогать менеджеру ГУП в управлении повседневной работой офиса;

 помогать менеджеру ГУП устанавливать и поддерживать офисные процедуры и системы регистрации, а также выполнять другую административную работу и поддерживать связь с тим лидером консалтинговой компании (PISF), когда он будет находиться за пределами страны;

 создать и поддерживать центр информации и документации по проекту для обеспечения легкого доступа к постановлениям, документам, отчетам и т.д., связанным с проектом, с наличием каталогов наименований; и

 выполнять любые другие задачи, связанные с проектом, которые могут потребоваться время от времени для обеспечения бесперебойной работы проекта.

3. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ЗАДАЧИ:

а) Административные обязанности:

 Управление канцелярскими товарами, оборудованием и помещениями.

 Работа с корреспонденцией, электронной почтой и телефонными звонками.

 Координация встреч и мероприятий.

б) Человеческие ресурсы (HR):

 Помощь в подборе и адаптации сотрудников.

 Ведение учета сотрудников.

 Координация деятельности по обучению и развитию.

в) Финансовое управление под руководством Главного бухгалтера:

 Контроль составления бюджета и отслеживания затрат на эксплуатацию ГУП.

 Оформление счетов и расчет заработной платы.

 Управление мелкой денежной наличностью.

г) Коммуникация и координация:

 Взаимодействие с другими отделами и внешними заинтересованными сторонами.

 Обеспечение бесперебойной коммуникации внутри организации.

 Координация организации поездок, в том числе для индивидуальных консультантов, экспертов, участвующих в проекте, а также для поездок на места во время обзорных миссий проектной группы АБР.

д) Политика и процедуры офиса:

 Внедрение и обеспечение соблюдения внутренней политики офиса.

 Работа с конфиденциальной информацией.

 Решение проблем персонала.

4. МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:

A. Образование:

 Степень бакалавра в таких областях, как бизнес-администрирование, управление человеческими ресурсами или управление информацией и смежных областях.

B. Опыт и навыки:

 опыт работы в сфере делопроизводства не менее 5 лет, желательно в реализации инвестиционных проектов, финансируемых международной финансовой организацией(ами) в Таджикистане.

 знание процедур закупок и финансового управления.

 сильные навыки командной работы, коммуникативные, организационные навыки и навыки решения проблем.

 хорошие навыки работы с Microsoft Excel, Word, Access и PowerPoint, электронной почтой и Интернетом.

 свободное владение письменным и устным таджикским и/или русским языком;

 способность применять английский язык в качестве рабочего языка.

5. ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЗАДАНИЯ, МЕСТО И ОТЧЕТНОСТЬ: ожидается, что специалист приступит к работе в июле 2024 года на постоянной основе. Душанбе – место выполнения задания. Это задание продлевается ежегодно в зависимости от эффективности работы специалиста и потребностей проекта.

 Квалифицированным кандидатам предлагается отправить перечисленные ниже документы по электронной почте на адрес istem.taj@gmail.com или предоставить лично по следующему адресу: Министерство образования и науки по адресу 734024, улица Нисормухаммада 13а, Душанбе, Таджикистан. Список необходимых документов:

 Заявление на имя Министра образования и науки Республики Таджикистан для участия в конкурсе;

 Резюме на русском языке (в свободной форме) и английском языке (согласно формату);

 Не менее двух рекомендательных писем;

 Копия диплома о высшем образовании;

 Копия свидетельства о дополнительном образовании или участии в семинарах и тренингах;

 Копия паспорта.

 В теме письма укажите название должности.

 Обратите внимание, что ваше резюме должно быть подготовлено и отправлено по шаблону, принятому проектом. См. прикрепленный файл.

 Дополнительную информацию можно получить по телефону: (+992 37) 2274502 с 8:00 до 17:00 ч.

 Крайний срок подачи документов – 19 июня 2024 года, до 17:00 (душанбинское время).